Übertragung gescannter Belege bei Mandatswechsel
Im Fall einer Mandatsbeendigung stellt sich in der Praxis die Frage, was bei einer Übertragung der vom bisherigen Steuerberater gescannten Belege auf den Nachfolgeberater berufsrechtlich zu beachten ist, wenn der neue Steuerberater im Gegensatz zum Vorberater kein DATEV-Anwender ist.
Dem bisherigen Berater trifft grundsätzlich die Pflicht, zu gewährleisten, dass der Mandant bzw. dessen neuer Berater die eingescannten Belege auch nach Mandatsbeendigung nutzen kann. Hierzu reicht es aus, eine Archiv-DVD zu erstellen und dem Mandanten zu übergeben. Da auf der von der DATEV eG erstellten Archiv-DVD ein sog. Viewer enthalten ist, können die gespeicherten Daten auch von Nicht-DATEV-Anwendern lesbar gemacht werden. Die Archiv-DVD verfügt zwar in technischer Hinsicht nur über eine begrenzte Haltbarkeit. Durch entsprechende Maßnahmen wie dem regelmäßigen Umkopieren auf andere Medien (z. B. Festplattenlaufwerke und andere DVD) lässt sich aber das Risiko der fehlenden Lesbarkeit bzw. eines Datenverlusts erheblich minimieren. Gleichwohl sollte der Mandant aus Haftungsgründen über die nur begrenzte technische Haltbarkeit der Archiv-DVD ausdrücklich aufgeklärt werden. Zudem sollte er darauf hingewiesen werden, dass die DVD nur ein Transportmittel und kein Archivierungsmedium darstellt, sodass die darauf gespeicherten Belege in ein neues Archivsystem erst importiert werden müssen, und der Steuerberater keine Garantie für die Archivierung übernimmt, da ggf. die Gefahr besteht, dass die Archiv-DVD mit anderen Archivierungssystemen nicht kompatibel ist. Zur Vermeidung von Haftungsgefahren sollten diese Belehrungen entsprechend schriftlich dokumentiert und vom Mandanten gegengezeichnet werden.
Neben der Erstellung einer Archiv-DVD besteht eine andere Möglichkeit darin, dass bei einem Beraterwechsel die Daten auf Kosten des Mandanten im DATEV-Rechenzentrum weiter gespeichert werden. Nach Auskunft der DATEV eG gilt dies auch dann, wenn der bisherige Mandant zu einem Steuerberater wechselt, der nicht DATEV-Anwender ist. Durch die Langzeitarchivierung im DATEV-Rechenzentrum sind die Daten über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht gemäß § 66 Abs. 1 StBerG verfügbar und ein Zugriff auf diese Daten ist mit den entsprechenden Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet.
Aus dem bisher bestehenden Auftragsverhältnis ergibt sich für den bisherigen Steuerberater eine nachvertragliche Pflicht, bei Mandatsbeendigung auf diese beiden Möglichkeiten – Erstellung und Übergabe einer Archiv-DVD bzw. Weiterspeicherung im DATEV-Rechenzentrum – hinzuweisen. Die Entscheidung darüber, auf welche Weise die Daten gespeichert werden sollen, bleibt hingegen dem Mandanten selbst überlassen.
Unproblematisch ist demgegenüber der Fall, dass die Papierbelege beim Mandanten verbleiben und nur zusätzlich eingescannt bzw. hochgeladen werden, da die Belege weiter im Original vorhanden sind und anders als im Fall des ersetzenden Scannens somit auf die Originalbelege später noch zurückgegriffen werden kann.