Mit der zum 01.01.2022 in Kraft getretenen Änderung des § 8 der Beitragsverfahrensordnung (BVV) sind seit diesem Zeitpunkt alle Arbeitgeber verpflichtet, die Entgeltunterlagen ihrer Arbeitnehmer elektronisch zu führen. Da die Entgeltunterlagen Grundlage der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung nach § 28p SGB IV sind, kann eine Nichtbeachtung der Verpflichtung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen dazu führen, dass diese als nicht ordnungsgemäß verworfen werden. Dies stellt insbesondere Arbeitgeber mit nur wenigen Beschäftigten und damit auch deren steuerliche Berater vor ganz erhebliche Probleme.
Nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV kann sich der Arbeitgeber jedoch von der Verpflichtung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen. Eine Befreiung ist bei dem für den Arbeitgeber zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu beantragen und ist längstens bis zum 31.12.2026 möglich. Die Antragstellung kann formlos und auch gleich für mehrere Jahre erfolgen.
Für das laufende Jahr 2022 ist es zu empfehlen, den Antrag auf Befreiung noch vor dem 31.12.2022 zu stellen. Zwar enthält die BVV keine entsprechende ausdrückliche Frist für den Antrag. Es kann jedoch nach derzeit überwiegender Rechtsmeinung nicht davon ausgegangen werden, dass damit auch eine rückwirkende Antragstellung für bereits abgeschlossene Kalenderjahre möglich sein wird.
