Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Seitdem wird in den Unternehmen und in der Fachwelt diskutiert, ob und welche Maßnahmen hierfür zu ergreifen sind. Das betrifft vor allem auch die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine geordnete und sichere Belegablage. Hierauf müssen insbesondere viele mittelständische Unternehmen achten, die nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah buchen. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.
Hilfestellung hierfür legt die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) nun mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage vor, die sie allen Steuerpflichtigen als Orientierung und Arbeitsmittel zur Verfügung stellt. Der Nachweis einer geordneten und sicheren Belegablage kann spätestens im Fall einer Betriebsprüfung besonders dadurch geführt und flankiert werden, dass eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist.
Wie sieht aber eine solche Verfahrensdokumentation aus, auf die die GoBD gesteigerten Wert legen? In vielen mittelständischen Unternehmen liegt hierfür bisher keine Dokumentation vor. Das gilt oft sogar für die gesamte IT-gestützte Buchführung, trifft aber im Hinblick auf die heutige Praxis besonders viele Unternehmen schon bei der Belegablage, also ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses.
Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden, darunter die Bundessteuerberaterkammer, hat die AWV in ihrem Arbeitskreis 3.4 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre Steuerberater orientieren können. Zwar sind die Prozesse in den Unternehmen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Die Ableitung einer eigenen Verfahrensdokumentation aus den Musterformulierungen ist aber in jedem Fall besser, als auf eine Dokumentation gänzlich zu verzichten.
Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage findet sich auf www.bstbk.de oder auf der www.awv-net.de/cms/front_content.php?idcat=286.