Modernisierung des Besteuerungsverfahrens: Belegvorhaltepflichten

Das Landesamt für Steuern und Finanzen bat uns um Veröffentlichung nachfolgender Information:
Mit dem das Gesetz zur „Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ soll die Wirtschaftlichkeit und Effizienz im Steuervollzug durch einen verstärkten Einsatz der Informationstechnologie gesteigert und insbesondere eine möglichst große Zahl an Steuererklärungen im Massenverfahren unter Einsatz automationsgestützter Risikomanagementsysteme (RMS) bearbeitet werden.
Um dieses Ziel zu erreichen, wird bei der Bearbeitung der Steuererklärungen ab dem VZ 2017 davon ausgegangen, dass in den einzelnen Feldern der Steuererklärung alle für die Besteuerung relevanten Informationen eingetragen sind. Nur bei deren vollständigen Vorliegen können RMS schnell über den weiteren Prüfungsbedarf einer Steuererklärung entscheiden. Die Bearbeitungsdauer der Steuererklärung reduziert sich dadurch, zudem sind weniger Rückfragen bei Steuerberatern und Steuerpflichtigen notwendig.
Dazu brauchen die Finanzämter eine möglichst vollständige, konkrete und aussagekräftige Darstellung des Sachverhalts in der Steuererklärung. Nur so lassen sich die Beleganforderungen durch die Finanzämter auf ein Minimum reduzieren.
Das setzt zum einen voraus, dass der Inhalt der in der Steuererklärung geltend gemachten Aufwendungen – soweit mit ELSTER oder den kommerziellen Softwarelösungen möglich – aufgeschlüsselt und konkretisiert wird.
Beispiele für eine nicht aussagekräftige Darstellung:
– Spende 250 €
– Fortbildung 700 €
– Reparaturen 800 €
Beispiele für eine aussagekräftige Darstellung:
– SOS-Kinderdorf (06/2017) 250 €
– Ärztekongress Berlin (23.-26.03.2017) – Teilnahmegebühr 700 €
– 26.06.2017: Lohnanteil Reparatur Heizung (Heizungsbau GmbH) 800 €
Es setzt zum anderen voraus, dass die in der Steuererklärung geltend gemachten Sachverhalte in das jeweils passende Feld der Vordrucke eingetragen werden, anstatt nur Sammelpositionen bzw. Gesamtsummen anzugeben (z. B. Anlage EÜR, Zeile 52 „Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“).
Aufgrund der o. g. Verfahrensweise ist es nicht mehr zweckmäßig, Belege generell schon mit der Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen. Belege sind nur noch einzureichen, wenn
– eine Belegvorlagepflicht besteht (insbesondere wenn dies nach den Gesetzen verpflichtend vorgeschrieben ist),
– wenn aufgrund besonderer Lebensumstände erstmals Aufwendungen entstanden sind (z. B. bei beruflich bedingten Umzugsaufwendungen, der Begründung einer doppelten Haushaltsführung oder Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers) oder
– das Finanzamt hierzu auffordert.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind weiterhin zu beachten. Neu dabei ist, dass Zuwendungsbestätigungen, die vom Finanzamt noch nicht angefordert wurden, bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung aufzubewahren sind (§ 50 Abs. 8 EStDV).
Es empfiehlt sich, Anträge (z. B. Antrag auf Stundung, Aufteilung einer Gesamtschuld etc.) getrennt von Steuererklärungen und Belegen an das Finanzamt zu übersenden.
Soweit im Ausnahmefall relevante Sachverhalte nicht in der Steuererklärung angegeben werden können oder eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung zugrunde gelegt wurde, können Sie die Möglichkeit der neu eingeführten Zeile „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung“ nutzen (§§ 150 Abs. 7, 155 Abs. 4 der Abgabenordnung). Damit wird der Fall zur Prüfung durch einen Amtsträger ausgesteuert. Eine Sichtung und Prüfung von Belegen durch das Finanzamt erfolgt künftig nur noch, soweit die Steuererklärung mit einem Hinweis vom maschinellen RMS zur personellen Bearbeitung ausgesteuert wird.
Es ist dabei zu beachten, dass ein Eintrag in der neu eingeführten Zeile „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung“ in allen Fällen zu einer personellen Fallprüfung führt, die ggf. Rückfragen und eine deutlich längere Bearbeitungszeit nach sich ziehen kann.